GTD(Getting Things Done)是风靡全球的项目与事务处理理论,它是由 David Allen 开发并发表的一个个人生产力系统。当生活或工作中的琐事填满头脑的时候,可能会使得我们不知所措,毫无效率,通过 GTD 的理论,可以很好的理清我们生活中的思路,分析并分解可操作工作项目,让我们的注意力集中在每项任务应该采取的行动上。

而 GTD 的工具,更是不胜枚举,比如知名的老牌应用 Todoist,国内的开发者开发并推向全球的滴答清单,微软推出的全平台免费产品微软 TODO,都是宣称提高效率的 GTD 应用。当我尝遍了各种功能纷杂、界面花哨的产品以后,我不禁在想,GTD 的终极目的,就是让我们把事情做好,或者说 “搞定”,但因为很多产品为了丰富生态,增加了很多功能,例如滴答清单,除了 todo 清单以外,还有日历视图、看板视图甚至最近更新了甘特图。大多数人的生活工作中其实不需要这么多额外的功能,也许是有时为了追求形式把效率用错了地方。

《GTD》一书中这样提到:

当考虑是否应该配备一个管理工具时,什么样才算是合适呢?你一定要记住,真正的目的是管理你的清单。你应该能够在忙碌中轻松地创建清单,并能随时查阅。一旦你掌握了哪些内容应该纳入清单,也掌握了正确的使用方法,采用何种媒介就无关紧要了,你只需关注简洁程度、速度和趣味性即可。

也就是说,工具不是目的,管理才是目的。

也许有各种各样的符合你自己的清单应用,但如果你恰好是一位印象笔记用户,那么其中新推出的 “清单” 功能,也是实践 GTD 理论的一个不错的尝试。

找一个地方,收集

GTD 理论的第一点就是,收集

任何一件你认为还没有完成的事情,都必须被置于一个客观、可靠的体系中,或者是称为“文件夹”的工具之中。

印象清单有一个叫“待整理”的分类,输入的方式也十分简单,只需要在上方的输入框中输入并回车即可写下一条待办事项。

践行 GTD 的收集理论,首先要“百分之百地收集一切‘未竟之事’”。不管大小轻重缓急,只要等待处理的、需要改进的、引起注意的事情,都收集起来。这时候,不要太关注过多信息,比如在写下事情的同时去思考日期、提醒、分类,统统不要,你只需要在输入框输入“未竟之事”,然后按下回车。

现在,将你大脑中的繁琐的东西都掏空,让印象清单来接管接下来的事情。

理清每件事情,制定方案

好了,现在你要做的事情,就是用一个方法,把这个清单里的事项整理清楚。

按照 GTD 的理论,接下来要做的,就是分析每件事情。

  • 首先判断每件事是否需要立即行动,如果不是,就根据优先级,可做可不做的直接划掉,可能会做的,就移动到“备忘”清单里面备用;
  • 如果需要立即行动,那么判断是否能在两分钟内完成,如果可以,直接先把这些事情完成并打钩;
  • 如果不能两分钟内完成,就判断是否需要拆分步骤,如果需要,就移动到“项目”清单内,并进行下一步子任务的拆解;
  • 不需要拆解的,直接归入“计划”,或者叫“下一步”清单内,这些任务需要定时回顾来判断何时进行执行;
  • 这其中有些指派别人完成的,首先考虑自己是否可以完成,如果可以就直接自己去做。

现在我们在印象笔记的清单中,新建对应的清单类型,主要包括一个“日程”,一个“项目”,一个“计划”和一个“备忘”。

清单归类

将“待整理”中的每件事项,仔细分析并归类到各个清单之中。

举例来说。

你收到了一封邀请函,需要参加两周以后的读书会,但你目前无法确定两周后是否有空,那么这件事并不是下一步必须要做的,可以归入“备忘”清单,定期回顾再判断;

明天上午的周例会,这是日期明确且不变的,也是必须要做的事情,归入“日程”清单,并标注好时间提醒;

检查印象笔记是否有更新,这件事情两分钟内就能完成,所以直接去做,做完打钩划掉;

需要阅读并回复你同事的邮件,这个事情并非可以立即完成,因为你要阅读、思考和输入,所以归入“计划”清单,也就是“下一步”清单内;

为朋友举办一场生日宴会,这是个庞大的项目计划,必须拆解各个子任务才能完成,所以需要归到“项目”中进行进一步拆解。

此外,在整理笔记的时候,如果遇到某些内容与你“备忘”清单里的事件相关,可以直接关联到这条备忘,以备回顾的时候进行查询。

你可以为自己找一个时间去做整理这件事情,这样你就可以把这些东西从大脑纷杂的思绪中剥离出来,而把精力用在如何处理日程和下一步行动上了。

注意事项

尽管践行了以上理论,还是有些点需要注意的。

  1. “下一步”行动,也就是“计划”清单,必须是可以执行的行动,描述不能模棱两可,比如可以写“阅读并回复 James 的邮件”,而不是“发邮件”;
  2. 不要建立过多的清单类型,避免迷失;
  3. 一定定期回顾“备忘”清单,养成习惯,并且把一些跟里面事件相关的资料都保存进去备用;
  4. 不要依赖过多种的清单工具,你需要关注的是方法和过程,而不是工具。

最后

笔者也是在前段时间阅读了David Allen的《搞定!》一书,对 GTD 有了一点点理解才想到了用印象清单来实践理论的想法,或许其中还有很多理解不够透彻,需要进一步优化的地方,也欢迎大家一起来交流讨论。

印象清单还是比较简洁的,推荐大家拿来实践一下相关的理论,希望能帮到大家,谢谢。